Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 18.11.2013 N 1702-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края"

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 ноября 2013 г. № 1702-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Министерства здравоохранения
Хабаровского края от 31.12.2013 № 2043-р,
от 04.03.2014 № 249-р, от 25.08.2014 № 979-р,
от 10.11.2014 № 1304-р, от 18.12.2014 № 1460-р)

Во исполнение распоряжения Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. № 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерстве здравоохранения Хабаровского края:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству).
2. Руководителям структурных подразделений министерства здравоохранения Хабаровского края организовать работу по выполнению подчиненными Инструкции по делопроизводству.
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края Ариненко Ю.В.
(п. 3 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)

И.о. министра
А.В.Витько





УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 18 ноября 2013 г. № 1702-р

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 17 октября 2013 г. № 2

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК управления по
делам архивов Правительства
Хабаровского края
от 31 октября 2013 г. № 14

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Министерства здравоохранения
Хабаровского края от 31.12.2013 № 2043-р,
от 04.03.2014 № 249-р, от 25.08.2014 № 979-р,
от 10.11.2014 № 1304-р, от 18.12.2014 № 1460-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - министерство) и утверждается организационно-распорядительным актом министерства.
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. № 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. № 610-р, Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. № 200-р.
(п. 1.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 31.12.2013 № 2043-р)
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемые в министерстве, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в министерстве осуществляется отделом документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения (далее - служба делопроизводства).
(п. 1.4 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях министерства, устанавливаются должностными регламентами или должностными инструкциями.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.
Ответственность за качество подготавливаемых документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции возлагается на непосредственных исполнителей документа и их руководителей.
(п. 1.6 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 31.12.2013 № 2043-р)
1.7. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми министром здравоохранения Хабаровского края.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения:
- министра здравоохранения Хабаровского края (далее - министр) или лица, исполняющего обязанности министра;
- первого заместителя министра;
- заместителя министра, заместителя министра - начальника управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства (далее - заместители министра);
- начальника управления организации медицинской помощи населению;
- начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения.
(п. 1.10 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
1.11. Работники структурных подразделений министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.12. При предстоящем временном отсутствии работника, в случае увольнения и перемещения, работник структурного подразделения обязан передать все находящиеся у него документы руководителю структурного подразделения министерства или другому работнику по указанию министра или лица, исполняющего обязанности министра; первого заместителя министра; заместителей министра в пределах установленной компетенции; начальника управления организации медицинской помощи населению; начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения (далее - руководство министерства).
При увольнении работника передача документов и дел осуществляется по акту.
(п. 1.12 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
1.13. В основные функции ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях министерства входит:
получение в службе делопроизводства министерства, учет и хранение гербовых бланков министерства;
ведение журналов учета поступления и выдачи гербовых бланков министерства;
составление номенклатуры дел структурного подразделения министерства;
обеспечение сохранности документов в структурном подразделении министерства;
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства;
проведение экспертизы ценности документов постоянного и временного хранения структурного подразделения министерства;
составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения министерства;
подготовка и передача документов структурного подразделения в архив министерства.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в министерстве;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот министерства;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в министерстве, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящиеся к одному вопросу или участку деятельности министерства;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях министерства;
"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в министерстве;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы электронного документооборота.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Создание документов в министерстве

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в министерстве на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков документов министерства утверждаются министром по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.3. В министерстве применяются следующие бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение).
3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Бланки с угловым расположением реквизитов используются в министерстве при подготовке служебных писем, положений, правил, инструкций. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при подготовке приказов и распоряжений министерства.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. № 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам министерства. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
3.1.6. Бланки министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 1).
3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) министра. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков министерства возлагается на службу делопроизводства, которая:
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков в министерство (приложение № 2).
3.1.11. Служба делопроизводства министерства выдает бланки работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях выдают бланки конкретным работникам под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях министерства:
бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, и руководители структурных подразделений министерства;
невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства;
испорченные бланки возвращаются в службу делопроизводства министерства для организации списания.
3.1.12. По мере необходимости (не реже 1 раза в полугодие) испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются службой делопроизводства с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается заместителем министра здравоохранения Хабаровского края. После утверждения акта (приложение № 3) испорченные бланки уничтожаются. Акт хранится в службе делопроизводства министерства.

3.2. Шаблоны электронных документов
Электронные документы, создаваемые в министерстве, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы шаблонов электронных документов министерства утверждаются министром по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.
Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края.

3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в министерстве, являются:
а) герб Хабаровского края;
б) наименование министерства;
в) подпись должностного лица;
г) вид документа;
д) место составления (издания) документа;
е) справочные данные о министерстве;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) заголовок документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка о заверении копии;
у) отметка об исполнителе;
ф) указания по исполнению документа;
х) отметка о контроле документа;
ц) отметка об исполнении документа;
ч) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в министерство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4. Требования к подготовке и
оформлению проектов законов края

4.1. Взаимодействие министерства с Законодательной Думой края в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 марта 2011 г. № 31 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края, иных органов исполнительной власти Хабаровского края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края с Законодательной Думой Хабаровского края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности".
Разработка проектов законов края (далее также - законопроект) и постановлений Законодательной Думы края, носящих нормативный правовой характер (далее также - постановление Думы), осуществляется в соответствии с Примерным перечнем проектов законов края, проектов постановлений Законодательной Думы края, проектов федеральных законов, проектов постановлений Губернатора края, Правительства края на соответствующий год, утверждаемым Губернатором края.
4.2. К законопроектам и постановлениям Думы министерство прилагает следующие материалы:
1) пояснительную записку, содержащую предмет регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта (постановления Думы);
2) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона (постановления Думы);
3) финансово-экономическое обоснование.
4.3. Исполнитель направляет согласованный текст законопроекта (постановления Думы) с приложением документов, указанных в пункте 4.2 настоящей Инструкции по делопроизводству, в главное юридическое управления Губернатора и Правительства края, которое в случае необходимости вносит в них уточнения.
4.4. Законопроект оформляется в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению законопроектов, утвержденными распоряжением председателя Законодательной Думы края от 16 февраля 2010 г. № 148-р.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows или иной текстовый редактор с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером № 13, через одинарный межстрочный интервал.
Каждый напечатанный лист документа имеет размеры полей: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, размеры полей при печати альбомной ориентации аналогичные.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, его фамилия и инициалы, ниже печатается слово "Проект".
Например:

Вносится Губернатором
Хабаровского края
Фамилия И.О.

Проект

5. Подготовка и оформление проектов
актов Губернатора края, Правительства края

5.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края
5.1.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.
5.1.2. Проект акта Губернатора края, Правительства края должен отвечать следующим требованиям:
1) объем проекта акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;
2) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;
3) структура проекта акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;
4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;
5) в проекте акта должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании; общеизвестные термины;
6) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;
7) положения проекта акта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.
Проект акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу.
При подготовке проекта акта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект акта о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.
Нормативный акт, вносящий изменения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.
Если постановление или распоряжение признает утратившим силу ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на документ (пункт документа), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.
5.1.3. Во вводной части (преамбуле) проекта акта Губернатора края, Правительства края излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.
Преамбула проекта акта Губернатора края, Правительства края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
5.1.4. Постановляющая часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:
1) точные наименования органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурные подразделения аппарата) - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;
2) срок исполнения задания (поручения);
3) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (поручения) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.
Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.
Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта акта содержит только одно задание (поручение) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.
В случае наличия в проекте акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту акта Губернатора края, Правительства края.
5.1.5. Заключительная часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края может содержать:
1) переходные положения;
2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;
3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих актов Губернатора края, Правительства края;
4) пункт о контроле за выполнением акта, если такое указание необходимо.
5.1.6. Приложение к акту Губернатора края, Правительства края является его неотъемлемой частью.
Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.
Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте акта.
Приложения к проекту акта Губернатора края, Правительства края подписываются министром или лицом, исполняющим обязанности министра.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края, Правительства края не оформляются.
5.1.7. Согласование проекта акта Губернатора края, Правительства края осуществляется путем его визирования министром (лицом, исполняющим обязанности министра) в листе согласования проекта.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование вида документа (лист согласования);
2) вид и наименование согласуемого проекта;
3) гриф согласования;
4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;
5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);
6) дата согласования проекта;
7) дата поступления проекта на согласование;
8) личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения министерства, осуществляющего правовое обеспечение деятельности министерства (далее - юридическая служба), проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края, и (или) первичный анализ проекта в целях выявления содержащихся в нем коррупциогенных факторов;
(пп. 8 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
9) отметка об исполнителе, представляющем проект акта на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).
Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
5.1.8. При согласовании проекта акта Губернатора края, Правительства края с главами городских округов и муниципальных районов края согласование оформляется визой в листе согласования проекта либо к проекту прилагается письмо (подлинник), оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района, при этом в листе согласования указывается: "Письмо от 00.00.0000 № 000 прилагается".
5.1.9. При "веерном" согласовании исполнители направляют копии проекта акта Губернатора края, Правительства края одновременно в адрес каждого органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, с которым данный проект должен быть согласован, за исключением главного юридического управления Губернатора и Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с приложением отдельных листов согласования, на каждом из которых указываются все реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.
5.1.10. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:
- вице-губернатор края;
- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;
- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики;
- заместители Председателя Правительства края;
- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;
- заместители Председателя Правительства края - министры края;
- министры края;
- начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края.
5.1.11. Проекты актов Губернатора края, Правительства края, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги формата A4).
При оформлении совместного акта:
наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;
наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;
дата акта - единая, соответствующая дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;
регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
5.1.12. В указателях рассылки актов Губернатора края, Правительства края, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются:
главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Правительства края;
главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края;
Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;
главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;
Законодательная Дума Хабаровского края;
прокуратура Хабаровского края;
Контрольно-счетная палата Хабаровского края.
В указателях рассылки распоряжений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются (за исключением распоряжений по кадровым и организационно-штатным вопросам):
главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Правительства края;
главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края.
Если акты Губернатора края, Правительства края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка актов Губернатора края, Правительства края может быть произведена по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

5.2. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края
5.2.1. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с приложениями № 6, 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
5.2.2. Проекты актов Губернатора края, Правительства края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14, межстрочный интервал одинарный.
Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.
В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".
В центре страницы указывается:
наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края";
наименование вида акта - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ";
заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.
При оформлении текста проекта акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;
текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края, Правительства края на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ:", слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце пункта либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.
Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.
Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.
Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.
Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.
При подготовке и оформлении проектов актов Губернатора края наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:

на бланке:

Губернатор И.О. Фамилия

без бланка:

Губернатор Хабаровского края И.О. Фамилия

Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем.
При подготовке и оформлении проектов актов Правительства края название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель
Правительства края И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя
Правительства края И.О. Фамилия

Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно" для ПЭВМ, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.
Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами.
При наличии приложений к акту Губернатора края, Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте акта Губернатора края, Правительства края.
Приложения к проектам актов Губернатора, Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. В таблицах допускается использовать шрифт № 12.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
В приложениях к проектам актов Губернатора края, Правительства края помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и т.д.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта Губернатора края, Правительства края. Приложения к проектам актов Губернатора края, Правительства края подписываются министром.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора края, Правительства края.
Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. После слов "ПРИЛОЖЕНИЕ" и "Хабаровского края" делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.
Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 00.00.0000 N

При наличии в тексте акта Губернатора края, Правительства края формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.
Например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 00.00.0000 № 000

Слова "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом в режиме "точно" для ПЭВМ. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами в режиме "одинарный" для ПЭВМ, от текста приложения - 2 интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 12 пт) с отступом 6 пт перед текстом и 0 пт после текста. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером № 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом № 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.
Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) располагается подпись министра (или лица, исполняющего обязанности министра).
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Подпись включает наименование должности руководителя министерства - Министр здравоохранения Хабаровского края, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.2.3. Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлен лист согласования;
с кем согласован проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через 1 межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;
в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются:
- фамилия, инициалы, номер телефона руководителя юридической службы министерства, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края и (или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов, и его подпись;
- фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.
5.2.4. Пояснительная записка к проекту акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлена пояснительная записка;
текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ, выравнивается по границам текстового поля.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя министерства - министр здравоохранения Хабаровского края (или исполняющий обязанности министра здравоохранения Хабаровского края), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
5.2.5. Указатель рассылки акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:
слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами;
слова "постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края" печатаются строчными буквами;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому составлен указатель рассылки;
кем внесен проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается полное наименование министерства - министерство здравоохранения Хабаровского края; выравнивается по центру;
перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно" для ПЭВМ, интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, администрации городских округов и муниципальных районов края; прочие организации и предприятия. Для прочих организаций и предприятий обязательно указываются почтовый индекс и адрес;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя министерства - министр здравоохранения Хабаровского края (или исполняющий обязанности министра), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля;
отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона.

5.3. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства края с использованием системы электронного документооборота
5.3.1. Министерством с использованием системы электронного документооборота допускается создание проекта акта Губернатора края, Правительства края и его согласование с органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота (в том числе в систему межведомственного электронного документооборота).
5.3.2. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта Губернатора края, Правительства края и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.
5.3.3. Одновременно исполнителем в порядке, установленном в подпункте 5.1.9 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.
5.3.4. После прохождения процедуры согласования, за исключением согласования у вице-губернатора края, проект акта Губернатора края, Правительства края представляется ответственным исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края) в электронном виде и на бумажном носителе для редакционной и стилистической правки.
5.3.5. Документы, прилагаемые к проекту акта Губернатора края, Правительства края: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с пунктами 5.1, 5.2 настоящей Инструкции по делопроизводству и представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

6. Подготовка и оформление отдельных
видов документов в министерстве

Правовые акты издаются министерством в пределах его компетенции в соответствии с положением о нем в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.
6.1. Нормативные правовые акты издаются министерством в пределах его компетенции в соответствии с положением о нем в виде приказов, акты организационно-распорядительного характера - в виде распоряжений.
6.2. При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края министерство руководствуется Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства края от 20 июля 2006 г. № 117-пр, и Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора края от 15 ноября 2013 г. № 610-р, настоящей Инструкцией по делопроизводству. Издание нормативных правовых актов министерства в виде писем и телеграмм не допускается.
(п. 6.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 31.12.2013 № 2043-р)
6.3. Подготовка, отработка, хранение и использование документов в системе электронного документооборота (без вывода документа на бумажный носитель) распространяется на документы, включенные в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый министром здравоохранения Хабаровского края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), и осуществляется в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
6.4. Наличие в сроке хранения пометки ЭПК означает обязанность исполнителя или службы делопроизводства министерства при создании документа или при его регистрации провести экспертизу ценности документа в соответствии с пунктом 13.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. При принятии решения об увеличении срока хранения документа подлинник документа оформляется на бумажном носителе с использованием гербового бланка документа для формирования дела для передачи на постоянное хранение в архив.
6.5. Приказ (распоряжение) министерства
6.5.1. Подготовка проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности.
6.5.1.1. Приказами министерства по основной деятельности оформляются решения нормативно-правового характера, распоряжениями - по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы министерства.
Проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения министерства на основании указаний руководства министерства либо в инициативном порядке.
Приказы (распоряжения) министерства по основной деятельности подписываются министром, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности министра здравоохранения Хабаровского края.
Обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности и их своевременное согласование с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя, подготовившего проект.
Контроль за своевременностью и качеством подготовки проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности и их согласованием с заинтересованными сторонами возлагается на непосредственного руководителя исполнителя проекта.
Подготовка проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности включает:
1) разработку текста проекта приказа (распоряжения);
2) подготовку пояснительной записки к проекту приказа (распоряжения);
3) согласование проекта приказа (распоряжения);
4) представление проекта приказа (распоряжения) на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).
6.5.1.2. Согласование проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности осуществляется путем визирования в листе согласования проекта.
Лист согласования проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты (приложение № 8):
1) наименование вида документа (лист согласования);
2) вид и наименование согласуемого проекта;
3) гриф согласования;
4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;
5) личная подпись должностного лица, согласовавшего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);
6) дата согласования проекта;
7) дата поступления проекта на согласование;
8) отметка об исполнителе, представляющем проект на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон, личная подпись исполнителя проекта).
Проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности, представляемые министру на подписание, визируются:
- первым заместителем министра;
- заместителями министра;
- начальником управления организации медицинской помощи населению;
- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения;
- руководителем юридической службы министерства;
- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшим проект;
- руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания (поручения);
- по вопросам мобилизационной работы - заведующим сектором мобилизационной работы.
Согласование проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности осуществляется в следующей очередности:
- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшего проект;
- руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания (поручения);
- по вопросам мобилизационной работы - заведующим сектором мобилизационной работы;
- начальником управления организации медицинской помощи населению;
- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения;
- заместителем министра;
- заместителем министра - начальником управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства;
- первым заместителем министра;
- руководителем юридической службы министерства.
Срок рассмотрения проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности согласующими не должен превышать двух рабочих дней.
Срок рассмотрения проекта приказа министерства по основной деятельности юридической службой министерства не должен превышать пяти рабочих дней.
День поступления проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности к согласующему и день согласования проекта указываются в листе согласования приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) по основной деятельности вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.
(пп. 6.5.1.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 18.12.2014 № 1460-р)
6.5.1.3. После завершения согласования проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности печатаются на соответствующих бланках министерства шрифтом размером № 14 (приложение № 8) и представляются на подпись министру (лицу, исполняющему обязанности министра). Датой приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) министерства по основной деятельности нумеруются по порядку издания в пределах календарного года.
6.5.1.4. Подлинники приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности хранятся в службе делопроизводства в течение одного года до передачи в архив министерства (далее также - ведомственный архив).
6.5.1.5. Приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности имеет следующие реквизиты:
наименование организации - указывается наименование органа исполнительной власти края - разработчика документа в полном соответствии с положением о нем (Министерство здравоохранения Хабаровского края);
наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
дата документа - оформляется словесно-цифровым способом: 03 марта 2013 г.;
регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера, при этом приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года: № 21; распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "р": № 155-р;
заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт).
Например:

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в министерстве
здравоохранения Хабаровского края

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности может состоять из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной.
В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид, автор этого документа, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов министерства по основной деятельности завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения министерства или должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности.
Если приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...";
подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приложения к приказу (распоряжению) министерства по основной деятельности подписываются руководством министерства в пределах установленной компетенции. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности. При тиражировании подписанных приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.
6.5.1.6. Проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия министерства и других органов или организаций.
При оформлении совместного приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности реквизиты оформляются в следующем порядке:
наименование организации - наименования министерства и других органов и организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; располагается по центру;
дата документа - дата совместного приказа (распоряжения) соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подпись - подписи министра (лица, исполняющего обязанности министра), руководителей органов и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
6.5.1.7. Приказы (распоряжения) министерства по основной деятельности оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно министром (или лицом, исполняющим обязанности министра). Листы согласования, пояснительные записки, указатели рассылки и другие документы к приказам (распоряжениям) также оформляются на бумажном носителе.
6.5.1.8. Регистрация приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности может осуществляться с использованием системы электронного документооборота при установке данного функционала в министерстве. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются отдельно.
6.5.1.9. Рассылка приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.
6.5.1.10. При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности организациям, не включенным в систему электронного документооборота, копии приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
6.5.1.11. Приказы (распоряжения) министерства по основной деятельности формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, при установке данного функционала в министерстве.
6.5.1.12. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
6.5.1.13. После прохождения процедуры согласования проект приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).
6.5.1.14. После рассмотрения и подписания министром (или лицом, исполняющим обязанности министра) приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота органам исполнительной власти края и организациям - участникам системы электронного документооборота.
(п. 6.5.1 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.5.2. Подготовка проектов приказов по личному составу министерства (далее - приказы по личному составу).
Проекты приказов по личному составу готовит отдел кадровой и наградной работы управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства (далее - отдел кадровой и наградной работы) на основании соответствующих документов или поручений.
Проекты приказов по личному составу согласовываются в следующем порядке:
- начальником отдела кадровой и наградной работы министерства;
- руководителем юридической службы министерства;
- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства.
После завершения согласования проекты приказов по личному составу печатаются на соответствующих бланках министерства шрифтом размером № 14 и представляются на подпись министру.
Приказ по личному составу имеет такие же реквизиты, что и приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности, изложенные в пункте 6.5.1.5 настоящей Инструкции.
Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отделе кадровой и наградной работы в журналах регистрации приказов по личному составу. Приказы по личному составу нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру приказа по личному составу со сроком хранения 75 лет через дефис добавляется строчная буква "к", со сроком хранения 5 лет - через дефис добавляются строчные буквы "лс".
Подлинники приказов по личному составу хранятся в отделе кадровой и наградной работы министерства в течение одного календарного года до передачи их в архив министерства.
(п. 6.5.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.5.3. Подготовка проектов приказов министерства о проведении проверок в рамках ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Проекты приказов министерства о проведении проверок в рамках ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности (далее - проекты приказов о проверке) готовят работники министерства, в чьи должностные обязанности входит осуществление ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Проекты приказов о проверке согласовываются в порядке, предусмотренном пунктом 6.5.1.2.
После завершения согласования проекты приказов о проверке печатаются на соответствующих бланках министерства шрифтом размером № 14 (приложение № 21) и представляются на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Приказы о проверке имеют такие же реквизиты, что и приказы (распоряжения) по основной деятельности, изложенные в пункте 6.5.1.5.
Регистрация приказов о проверке осуществляется службой делопроизводства министерства.
Работник министерства, подготовивший проект приказа о проверке, в установленном порядке уведомляет учреждение о проведении проверки путем направления копии приказа о проверке.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Приказы о проверке нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "п".
Подлинники приказов о проверке хранятся в службе делопроизводства министерства.
(пп. 6.5.3 введен распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 04.03.2014 № 249-р)
6.6. Положения, правила, инструкции
6.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.
Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении министерства.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки и оформления отдельных видов документов в министерстве, утвержденному настоящей Инструкцией по делопроизводству.
6.6.2. Положения (правила, инструкции) могут утверждаться министром (лицом, исполняющим обязанности министра) или приказом (распоряжением) министерства.
(п. 6.6.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.6.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция ведущего инспектора).
Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
6.7. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов министерства; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.
6.7.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Документы к обсуждению представляются ответственному за проведение совещания (заседания) участниками совещания (заседания), руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников министерства, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах министерства.
6.7.2. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение № 9).
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.
Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт).
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.
Например:

Председатель - Петров А.В.

Секретарь - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы
членов коллегиального органа);
приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения совещаний работников министерства; комиссий и советов при министерстве; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.
При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".
6.7.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при министре. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
6.7.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.
Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает министр.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.
Например, 21 - 24 апреля 2014 г.
6.7.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерства, организаций, принимавших участие в заседании, например, ПРОТОКОЛ № 3/4.
6.7.6. Протоколы печатаются на общем бланке министерства формата A4 (приложение № 9) и имеют следующие реквизиты:
наименование организации - указывается наименование органа исполнительной власти края - разработчика документа в полном соответствии с положением о нем (Министерство здравоохранения Хабаровского края);
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2014 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах;
место проведения заседания, совещания - г. Хабаровск, располагается под реквизитом "дата и номер протокола" и выравнивается по центру относительно него;
вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (интервал - 12 пт), например:

заседания комиссии
по материнской и младенческой
смертности

или

заседания коллегии
министерства здравоохранения
Хабаровского края

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;
подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
6.7.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.
Решения комиссий могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:
- все реквизиты общего бланка;
- вводная часть текста;
- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
- текст, отражающий обсуждение вопроса;
- принятое решение.
Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.
6.8. Служебные письма
6.8.1. Служебные письма структурными подразделениями министерства готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;
- информации об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции министерства;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные письма.
6.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра (лица, исполняющего обязанности министра), первого заместителя министра, заместителей министра, начальника управления организации медицинской помощи населению, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций и граждан.
Тексты ответных писем должны содержать ответы на поставленные вопросы в запросах организаций, предприятий и частных лиц, а также соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства министерства.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений министерства.
(п. 6.8.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.8.3. Служебные письма печатаются на гербовых бланках письма формата A4 или A5 (приложение № 10) либо оформляются в виде электронного документа с использованием шаблонов электронных документов.
6.8.4. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Объем текста простого письма не должен превышать двух машинописных страниц.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
При наличии в тексте письма ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом № 12 в режиме "точно" 10 пт в конце каждой страницы или после текста письма в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы без пробела. В конце текста сноски ставится точка.
(абзац введен распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
(абзац введен распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.8.5. Датой письма является дата его подписания.
6.8.6. Документы, направляемые в федеральные государственные органы власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра.
Документы, направляемые руководителям организаций, подведомственным министерству, другим организациям и гражданам, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, в пределах установленной компетенции.
(п. 6.8.6 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
6.8.7. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти края, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти края, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
6.8.8. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 13 приложения № 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Организация работы с обращениями граждан в министерстве осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края.
7.2. Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес министерства, и их регистрация осуществляется службой делопроизводства.
7.3. Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в министерство.
Регистрация обращений граждан осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Обращения граждан" отдельно от всего документооборота.
7.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
7.5. Поступившие в адрес должностных лиц министерства письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.
7.6. Если решение вопросов, поставленных в обращении, поступившем из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - Управление), не входит в компетенцию должностного лица или министерства, обращение с указанием причины отказа в рассмотрении в двухдневный срок возвращается в Управление для направления на рассмотрение в соответствии с компетенцией.
7.8. Обращения граждан, поступившие в министерство по вопросам, относящимся к компетенции других органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.
7.9. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе министерства, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.
7.10. Письменное обращение, поступившее в министерство или должностным лицам министерства в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если иной срок не установлен законодательством или резолюцией не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке. Общий контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства. Непосредственный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет руководитель исполнителя, которому поручено рассмотрение обращения.
(п. 7.10 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
7.11. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководство министерства, давшее поручение о рассмотрении обращения, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.
(п. 7.11 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
7.12. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.
При этом ответственный исполнитель представляет руководству, давшему поручение о рассмотрении обращения, служебную записку, в которой указывают причины (основания) для продления срока рассмотрения обращения. После получения резолюции руководства о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит заявителю промежуточный ответ о продлении срока рассмотрения его обращения, в котором указывает срок окончательного рассмотрения обращения.
(п. 7.12 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
7.13. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
7.14. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
7.15. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
При подготовке ответа на коллективное обращение ответ адресуется одному из заявителей и должен содержать просьбу об ознакомлении с ответом всех остальных заявителей.
(абзац введен распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
7.16. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота
8.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
8.1.3. В документообороте министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).
8.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) на основе рекомендаций управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждаемым министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)

8.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
8.2.1. Доставка документов в министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.
С помощью почтовой связи в министерство доставляются письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
8.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).
8.2.3. Документы, поступающие в министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством министерства и доставляются исполнителям.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.
8.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:
- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;
- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (передаются в структурные подразделения министерства, отвечающие за вопросы экономического планирования и прогнозирования, финансирования и бюджетного учета);
- печатные издания (книги, бюллетени, журналы, справочники и т.д.);
- информационные сообщения (сводки, таблицы), поступившие без сопроводительного письма.
8.2.5. Документы, адресованные руководству министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
8.2.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
8.2.7. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения министерства, которому она адресована.
8.2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.
8.2.9. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.

8.3. Регистрация поступающих документов
8.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение министерства (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу делопроизводства.
Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое производится через службу делопроизводства.
8.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие в министерство до 17.00 часов - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
8.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора Хабаровского края, постановления и распоряжения Правительства Хабаровского края, приказы министерства по основной деятельности, о проверках, по личному составу, распоряжения министерства по основной деятельности, обращения граждан, договоры (контракты), соглашения, документы внутренней переписки (служебные записки, поручения руководства).
(п. 8.3.3 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
8.3.4. Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.
Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства после 17.00 часов, подлежит регистрации на следующий рабочий день.
8.3.5. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.
8.3.6. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
8.3.7. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года (приложение № 11).
8.3.8. Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).
8.3.9. Регистрация поступающих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:
- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;
- присвоение регистрационного номера документу.
8.3.10. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота министерства в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота министерства предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
8.3.11. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов без предоставления на бумажных носителях.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.3.12. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.

8.4. Регистрация отправляемых документов
8.4.1. Документы, подписанные руководством министерства, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.
(п. 8.4.1 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
8.4.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
8.4.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства в день их утверждения или подписания.
8.4.5. Регистрация отправляемых электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:
- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;
- присвоение номера исходящему документу (состоящего из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера);
- создание электронного документа и прикрепление его к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, формируемых в электронном виде и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый министром по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края;
- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.
8.4.6. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Отправка документов
8.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно сотрудниками этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.
8.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
8.5.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
8.5.4. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение министерства, подготовившее данные документы.
8.5.5. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, обрабатываются и отправляются два раза в неделю. Срочная корреспонденция отправляется в день регистрации или на следующий рабочий день. Документы, направляемые с помощью средств электросвязи, направляются в организации в день регистрации.
8.5.6. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель совместно со службой делопроизводства.
8.5.7. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
8.5.8. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.
8.5.9. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальник управления организации медицинской помощи населению, начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения.
(п. 8.5.9 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
8.5.10. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями министерства (внутренний документооборот), подписываются простой электронной подписью.
8.5.11. При передаче электронных документов другим участникам системы электронного документооборота - органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата Губернатора и Правительства края, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, указанного в пункте 8.5.9 настоящей Инструкции по делопроизводству.
8.5.12. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.
8.5.13. После отправки электронного документа, заверенного усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

8.6. Порядок организации внутренней переписки
8.6.1. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений министерства.
Наиболее распространенными примерами внутренней переписки являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.
8.6.2. Прохождение документов внутренней переписки на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
8.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.
8.6.4. Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения министерства, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
8.6.5. Документы с резолюциями министра "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам министерства в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.

8.7. Учет и анализ объема документооборота
8.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.
Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.
8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.
Учет объема документооборота может проводиться по министерству в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота министерства.

8.8. Работа исполнителей с документами
8.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый министром по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.
8.8.2. Министр (или лицо, исполняющее обязанности министра), первый заместитель министра, заместители министра в пределах предоставленных им полномочий, начальник управления организации медицинской помощи населению, начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, общий контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками. Непосредственный контроль за качественным исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений министерства.
(п. 8.8.2 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
8.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.
8.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.
(п. 8.8.4 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
8.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
8.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением № 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.
Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.
После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.
Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.
Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.
До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.9. Организация поисковой системы по документам
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота министерства используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением № 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Допускается включение в систему электронного документооборота министерства дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства министерства в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается министром.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.3. Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет руководитель структурного подразделения министерства, которому дано соответствующее поручение руководством министерства.
(п. 9.3 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из других органов исполнительной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации.
Сроки исполнения документов определяются руководством министерства исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "срочно", - в трехдневный срок;
имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней;
- по обращениям граждан в течение 30 дней со дня их регистрации;
в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководство министерства, давшее поручение о рассмотрении обращения, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней (при этом продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено в соответствии с пунктом 7.12 настоящей Инструкции).
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.
9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае министерство представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
9.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении ответственный исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
9.7. Снятие документа с контроля осуществляется руководством министерства, давшим поручение.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.
9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
9.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба делопроизводства производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды, состав и содержание.
10.1.2. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел министерства (приложение № 13).
10.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения министерства ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства министерства.
10.1.4. Сводная номенклатура дел министерства (далее - сводная номенклатура дел) ежегодно составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Хабаровского края.
10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией министерства и утверждается (не позднее конца текущего года) министром. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива Хабаровского края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК для согласования.
В случае коренного изменения функций и структуры министерства номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока предыдущего согласования.
10.1.6. После утверждения министром (или лицом, исполняющим обязанности министра) сводной номенклатуры дел структурные подразделения министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается службой делопроизводства на сервере для общего пользования.
10.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив Хабаровского края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
10.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
10.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры министерства.
10.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений министерства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.
10.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
10.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:

Документы (план, доклады, информации) по вопросам
медицинской помощи детям в период летней оздоровительной кампании

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например:

Переписка с Министерством здравоохранения Российской Федерации
по вопросам кадрового обеспечения отрасли
здравоохранения Хабаровского края

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:

Переписка с учреждениями здравоохранения Хабаровского края
по вопросам лекарственного обеспечения населения Хабаровского края

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:

Переписка с Хабаровским краевым государственным унитарным
предприятием "Фармация" по вопросам лекарственного обеспечения
населения Хабаровского края

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:

Переписка с органами местного самоуправления по вопросам реализации
Территориальной программы государственных гарантий оказания
гражданам Российской Федерации на территории Хабаровского края
бесплатной медицинской помощи

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:

Переписка с администрацией города Хабаровска
о подготовке к зимнему сезону 2013/2014 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:

Годовые планы работы министерства здравоохранения
Хабаровского края

Годовые отчеты о реализации Территориальной программы
государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации
на территории Хабаровского края бесплатной медицинской помощи

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;
- нормативные правовые акты министерства;
- распорядительные документы министерства;
- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти края для продолжения и др.
На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.
10.3. Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.
10.4. По окончании года в конце номенклатуры дел структурного подразделения министерства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, сделавшего запись, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения, в обязательном порядке представляются в службу делопроизводства.

11. Формирование и оформление дел

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2. Дела формируются в министерстве специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
11.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Хабаровского края.
Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности министерства, приказы о проверках и приказы по личному составу министерства группируются отдельно.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.6. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и контроле службы делопроизводства министерства.
11.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя может проставляться на обложке штампом.
11.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:
- с приказами министерства по основной деятельности, о проверках и по личному составу министерства, распоряжениями министерства по основной деятельности;
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
- в личных делах уволенных сотрудников.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или подшиваются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить только в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация оперативного хранения документов

12.1. С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях министерства.
Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих кабинетах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в архив министерства.
12.2. Выдача дел из архива министерства сотрудникам структурных подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи дел. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на его место хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства министерства по актам.
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, с разрешения министра и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в структурных подразделениях министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
12.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов управления по делам архивов Правительства края.
12.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

13. Порядок проведения экспертизы ценности документов и
передачи их на постоянное хранение в государственный архив
Хабаровского края

13.1. Экспертиза ценности документов
13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
13.1.2. Экспертиза ценности документов в министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на хранение в государственный архив Хабаровского края.
13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
13.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением об ЭК, которое утверждается министром. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с государственным архивом Хабаровского края.
13.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства министерства.
13.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для последующей передачи в государственный архив Хабаровского края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях министерства; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел министерства, правильность определения сроков хранения дел.
13.1.7. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК министерства.
13.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются годовые разделы описей дел постоянного хранения (приложение № 17), дел по личному составу (приложение № 18), личных дел уволенных работников министерства, дел временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 19).
13.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
13.1.10. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу, личные дела уволенных работников министерства, дела временного (свыше 10 лет) хранения.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.
13.1.11. В структурных подразделениях министерства годовые разделы описей дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством службы делопроизводства. По этим описям дел документы передаются в архив министерства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения министерства, которую готовит служба делопроизводства, и по которой дела передаются на постоянное хранение в государственный архив Хабаровского края.
13.1.12. Описи дел составляются работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, по установленной форме и представляются в архив министерства через год после завершения дел в делопроизводстве.
13.1.13. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- крайние даты (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
13.1.14. При составлении годового раздела описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
- порядок нумерации дел в описи дел валовый;
- графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий документов и т.д.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи дел структурного подразделения под литерными номерами или в конец годового раздела описи дел структурного подразделения.
13.1.15. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).
13.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со службой делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
13.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
13.1.18. Порядок рассмотрения, утверждения и согласования годовых разделов описей дел.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения, дел по личному составу, личных дел уволенных работников министерства рассматриваются и согласовываются на заседаниях ЭК министерства, после чего направляются на рассмотрение в государственный архив Хабаровского края.
Годовые разделы описи дел постоянного хранения утверждаются протоколом заседания экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Годовые разделы описей дел по личному составу, личных дел уволенных работников министерства согласовываются протоколом научного экспертно-методического совета (НЭМС) государственного архива Хабаровского края.
Годовые разделы описи дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются протоколом экспертной комиссии (ЭК) министерства.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи дел.
Предисловие к годовому разделу описи дел подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Годовые разделы описи дел по личному составу и описи личных дел уволенных работников министерства - в трех экземплярах.
Утвержденные и согласованные годовые разделы описей дел направляются на утверждение министру (или лицу, исполняющему обязанности министра). После утверждения министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) годовые разделы описей дел направляются в государственный архив Хабаровского края в следующем количестве экземпляров:
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
- описи дел постоянного хранения - в трех экземплярах;
- описи дел по личному составу - в одном экземпляре;
- описи личных дел уволенных работников - в одном экземпляре.
Внесение изменений в годовой раздел описи дел постоянного хранения после утверждения его протоколом ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края допускается только после принятия соответствующего решения на заседании ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
13.1.19. Составление предисловия к годовым разделам описи дел.
Предисловие к описи необходимо для создания полноценной, исчерпывающей в информационном отношении описи как важнейшей составной части научно-справочного аппарата архива министерства.
Предисловие к описи состоит из трех разделов: истории министерства; истории фонда; характеристики состава и содержания документов описи, в которой отражаются особенности формирования и систематизации дел.
Предисловие обязательно составляется к первому годовому разделу сводной описи дел министерства. В дальнейшем в необходимых случаях к имеющемуся предисловию составляется дополнение.
Первая и вторая части предисловия - история министерства и история фонда - пишутся до начала работы по составлению описи на основе имеющейся исторической справки министерства. Эти разделы добавляются и уточняются в процессе упорядочения документов и после его завершения.
Третья часть предисловия составляется в процессе проведения работы по составлению заголовков и систематизации дел, фондирования документов и окончательно оформляется после составления описи дел.
История министерства должна быть изложена кратко, сжато, в хронологической последовательности фактов. Освещаются следующие вопросы:
- даты возникновения, реорганизации, ликвидации министерства со ссылкой на номера и даты распорядительных документов; подчиненность министерства;
- компетенция, структура, функции министерства, сеть подведомственных учреждений или территориально обособленных структурных подразделений.
Во второй части предисловия к описи излагаются следующие сведения об истории фонда:
- физическое состояние документов;
- полнота состава, основные категории документов, хранящихся в фонде. Особо оговаривается наличие и состояние фотодокументов, фотоальбомов, графических документов, входящих в состав фонда;
- имеются ли в фонде документы, выходящие за хронологические рамки деятельности министерства;
- были ли случаи гибели, утраты, повреждения документов фонда.
В третьем разделе предисловия к описи необходимо дать характеристику состава и содержания документов, отразить особенности формирования дел. Указываются хронологические рамки и общее количество дел.
Отмечается количество дел, включенных в годовой раздел, при этом дается сравнение с количеством дел постоянного хранения, предусмотренным номенклатурой дел. Если имеется несовпадение, необходимо разъяснить причину.
Далее дается характеристика видов документов. При отсутствии каких-либо категорий документов дается разъяснение причин. В характеристике состава документов необходимо выделить наиболее важные, значительные группы документов.
Необходимо указать, какие документы были отобраны на постоянное хранение из дел с временным сроком хранения с пометкой "ЭПК".
Необходимо также объяснить целесообразность включения документов временного срока хранения в опись дел постоянного хранения. Например, включение квартальных отчетов при наличии годовых может иметь место, если годовые отчеты полностью не отражают информацию, содержащуюся в квартальных отчетах.
В предисловии к описи указывается, какие документы и в каком количестве выделены к уничтожению в результате экспертизы ценности.
В предисловии к описи необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включаются в опись.
Предисловие к описи дел подписывается составителем с указанием полного наименования должности составителя и даты составления.
13.1.20. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК министерства одновременно. Согласованные ЭК министерства акты утверждаются министром только после утверждения протоколом ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края годовых разделов описи дел постоянного хранения за соответствующие годы. После этого министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
13.1.21. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

13.2. Подготовка и передача документов в архив министерства
13.2.1. В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства через два года после их завершения в делопроизводстве.
13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения остаются в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.2.4. Передача дел в архив министерства осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному министром (или лицом, исполняющим обязанности министра).
(п. 13.2.4 в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)
13.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив министерства сотрудником службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником службы делопроизводства в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника службы делопроизводства, принявшего дела, и работника структурного подразделения, передавшего дела.
Вместе с делами в архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Передача электронных документов на хранение в архив министерства осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.
13.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения. Акт приема-передачи документов утверждается министром. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
13.2.8. При смене (увольнении) работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела, сформированные в процессе деятельности данного структурного подразделения и находящиеся на хранении в структурном подразделении, передаются по акту приема-передачи документов руководителю структурного подразделения.

13.3. Порядок передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Хабаровского края
13.3.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в министерстве, передаются на постоянное хранение в государственный архив Хабаровского края через 10 лет после завершения дел в текущем делопроизводстве. Срок временного хранения дел постоянного хранения для организаций краевой формы собственности установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
13.3.2. Документы передаются в государственный архив Хабаровского края в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
13.3.3. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Досрочная передача документов на постоянное хранение в государственный архив Хабаровского края может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе (официальному обращению) министерства на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов в министерстве по письменному разрешению управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
13.3.4. Передача документов в государственный архив Хабаровского края осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным министром и директором государственного архива Хабаровского края.
13.3.5. Документы передаются в государственный архив Хабаровского края по годовым разделам описи дел постоянного хранения, утвержденным решением ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
При первой передаче документов в государственный архив Хабаровского края передается историческая справка к архивному фонду министерства (приложение № 20). При последующих передачах документов составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности министерства, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи дел делаются отметки о приеме документов в государственный архив Хабаровского края.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел, который составляется в двух экземплярах. Каждый экземпляр акта утверждается министром и директором государственного архива Хабаровского края. После утверждения один экземпляр акта остается в министерстве и помещается в Дело фонда. Второй экземпляр акта направляется в государственный архив Хабаровского края.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке министерства.
Служба делопроизводства министерства принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
13.3.6. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива Хабаровского края проводится проверка правильности упорядочения дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводит служба делопроизводства министерства.
13.3.7. При ликвидации министерства его документы подлежат передаче в орган исполнительной власти, являющийся его правопреемником.
13.3.8. При ликвидации министерства без образования правопреемника документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации (Правительства Хабаровского края).
В случае невозможности передачи документов в архив вышестоящей организации по решению ликвидационной комиссии, согласованному с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края, эти документы передаются в государственный архив Хабаровского края.
13.3.9. При ликвидации министерства без образования правопреемника упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом Хабаровского края.





Приложение № 1
к подпункту 3.1.6

Журнал учета выдачи бланков

Наименование вида бланка
Количество экземпляров бланков
Серия и номера бланков
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя
Расписка в получении
Примечания
1
2
3
4
5
6



















Форма журнала учета выдачи бланков





Приложение № 2
к подпункту 3.1.10

Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка
Дата поступления
Дата и номер сопроводительного документа
Наименование организации - поставщика бланков
Количество экземпляров бланков
Серия и номера бланков
1
2
3
4
5
6



















Форма журнала учета поступления бланков





Приложение № 3
к подпункту 3.1.12

МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Министр здравоохранения
Хабаровского края Хабаровского края

АКТ __________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"_____"_______ 20___ г. N
г. Хабаровск дата

Об уничтожении испорченных
номерных гербовых бланков

Председатель комиссии ________________________________________________,
(Ф.И.О., должность)
члены комиссии: ___________________________________________________________
(Ф.И.О., должности)
составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков,
хранящихся в министерстве здравоохранения Хабаровского края, в том числе:
1) гербовые бланки писем министерства здравоохранения Хабаровского
края № ______.
Всего ____ штук;
2) гербовые общие бланки министерства здравоохранения Хабаровского
края № _______.
Всего _____ штук;
На ________ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:
(дата)
1) гербовых бланков писем министерства здравоохранения Хабаровского
края:____ штук;
2) гербовых общих бланков министерства здравоохранения Хабаровского
края: ___ штук;
Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт
составлен в одном экземпляре и хранится в деле общего отдела управления
планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля
министерства здравоохранения Хабаровского края.

Председатель комиссии ________________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии ________________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)

Образец оформления акта об уничтожении
испорченных номерных гербовых бланков





Приложение № 4
к пункту 3.3

ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Министерства здравоохранения
Хабаровского края от 04.03.2014 № 249-р,
от 25.08.2014 № 979-р)

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. № 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. № 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
На бланках документов министерства здравоохранения Хабаровского края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".

2. Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края

Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве здравоохранения Хабаровского края.

3. Справочные данные о министерстве здравоохранения Хабаровского края

Справочные данные о министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа, создаваемого министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

5. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов министерства, за исключением бланков писем.
Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

7. Регистрационный номер документа
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента или автора.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив министерства и находится под его контролем.
Регистрационный номер документа состоит из знака "N" и порядкового номера, при этом:
- приказы по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года: № 21;
- приказы о проверке нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "п": № 45-п;
- приказы по личному составу министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру приказа по личному составу со сроком хранения 75 лет через дефис добавляется строчная буква "к" (№ 5-к), со сроком хранения 5 лет - через дефис добавляются строчные буквы "лс" (№ 120-лс);
- распоряжения по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "р": № 155-р;
- поступающие в министерство документы нумеруются по порядку поступления в пределах календарного года: № 10521;
- отправляемые из министерства документы нумеруются в пределах календарного года с указанием индекса по номенклатуре дел и порядкового номера: № 03.07-01-6804;
- протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др., например: ПРОТОКОЛ № 4;
- договоры, соглашения, контракты нумеруются по порядку заключения в пределах календарного года, при этом к порядковым номерам через дефис добавляются заглавные буквы "Д", "С", "К" соответственно.

8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

9. Адресат
(в ред. распоряжения Министерства здравоохранения Хабаровского края от 25.08.2014 № 979-р)

Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения
Российской Федерации

При направлении нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата. При этом наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета по труду
и занятости населения
Правительства края
Т.А. Воробьевой

или

Главному врачу
КГБУЗ "Родильный дом № 2"
министерства здравоохранения
Хабаровского края
Д.Ж. Ежову

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное
учреждение "Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).
Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный исполнителем, подготовившим документ, непосредственным руководителем исполнителя документа, а также первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления организации медицинской помощи населению или начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату ответственные исполнители помещают контрольный (второй) экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов (более четырех) исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководством министерства документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

10. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовывается с наименованием вида документа и как правило, отвечать на вопросы:
о ком (о чем) издан документ, например:
Об утверждении Положения о...,
Об оказании консультативной помощи...;

чего (кого), например:
Правила внутреннего трудового распорядка,
Должностной регламент специалиста... .

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.
При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрованным способом.

11.