Приказ Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 10.04.2013 N 26 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и Регламента ее работы"
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 10 апреля 2013 г. № 26
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ
МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ И РЕГЛАМЕНТА ЕЕ РАБОТЫ
В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством приказываю:
1. Утвердить прилагаемые:
Положение об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;
Регламент работы экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
2. Признать утратившим силу приказ начальника управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 05 июля 2006 г. № 25 "Об утверждении новой редакции Положения и Регламента работы ЭПМК".
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления по делам архивов Правительства края - начальника отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений Тряпша М.В.
И.о. начальника управления
А.Л.Дорохов
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 10 апреля 2013 г. № 26
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК и управление по делам архивов соответственно) является постоянно действующим совещательным органом управления по делам архивов и рассматривает вопросы:
- научно-методического и практического характера, связанные с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации (государственной, муниципальной, частной собственности);
- экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений, архивов организаций - источников комплектования архивных учреждений (далее - организации);
- содействия повышению качества научно-методических пособий и их внедрению;
- организации делопроизводства в организациях;
- осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений, экспертных комиссий (ЭК) организаций.
1.2. В своей деятельности ЭПМК руководствуется:
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20; Российская газета, 2009, 20 мая);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Федерального архивного агентства от 06 февраля 2002 г., М., 2002);
Законом Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела" (Собрание законодательства Хабаровского края", 10.11.2005, № 10(39);
постановлением Правительства Хабаровского края от 14 мая 2005 г. № 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, № 5; 2006, № 5, № 11; 2007, № 3, № 9; 2009, № 12, (ч. 1); 2010 № 7);
а также указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными документами и методическими пособиями, приказами и указаниями Росархива, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве, настоящим Положением.
1.3. ЭПМК является совещательным органом, принимающим решения по исполнению государственных функций управления по делам архивов "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц", "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и положений об архиве организации", "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, иных нормативно-методических документов", "Ведение государственного Реестра уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края".
1.4. Решения ЭПМК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником управления по делам архивов, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными учреждениями и организациями.
Решения и предложения ЭПМК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, подлежат направлению на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.
1.5. Персональный состав ЭПМК утверждается приказом управления по делам архивов.
1.5.1. В состав ЭПМК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов управления по делам архивов, архивных учреждений и представителей органов исполнительной власти края и организаций по согласованию.
1.5.2. Председателем ЭПМК является заместитель начальника управления по делам архивов Правительства края - начальник отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений.
Председатель ЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПМК, председательствует на заседаниях ЭПМК, обеспечивает распределение поступивших на ЭПМК документов между членами ЭПМК для проведения экспертизы, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПМК задач.
1.5.3. Заместителем председателя ЭПМК является специалист отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов. Заместитель председателя ЭПМК исполняет обязанности председателя ЭПМК в его отсутствие. Заместитель председателя ЭПМК контролирует своевременное представление документов на заседание ЭПМК.
1.5.4. Секретарем ЭПМК является специалист отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов. В случае отсутствия секретаря ЭПМК его обязанности исполняет член ЭПМК, назначаемый председателем ЭПМК.
Секретарь ЭПМК:
- обеспечивает созыв заседаний ЭПМК, обеспечивает подготовку повестки дня заседаний ЭПМК, списка приглашенных на заседание ЭПМК;
- организует ознакомление членов ЭПМК с документами, рассмотрение которых внесено в повестку дня, их регистрацию и передачу ответственным исполнителям для проведения экспертизы;
- осуществляет протоколирование хода заседания ЭПМК и оформляет выписки из протокола заседания ЭПМК;
- в установленные сроки направляет выписки из решений ЭПМК в соответствующие организации, архивные учреждения;
- осуществляет ведение делопроизводства ЭПМК;
- представляет для годовых отчетов о работе ЭПМК сведения о количестве рассмотренных документов;
- обеспечивает сохранность документов ЭПМК;
- контролирует рассмотрение поступивших в ЭПМК документов в установленные сроки.
2. Основные задачи ЭПМК
2.1. Определение видов и состава источников комплектования архивных учреждений, ведение сводного списка источников комплектования архивных учреждений, внесение изменений в список источников комплектования архивного учреждения.
2.2. Рассмотрение вопросов формирования Архивного фонда Российской Федерации и оптимизации состава его документов.
2.3. Рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам проведения экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций, архивных учреждений.
2.4. Осуществление научно-методического руководства деятельностью ЭПК архивных учреждений и ЭК организаций края.
3. Функции ЭПМК
3.1. В ходе исполнения государственной функции управления по делам архивов "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" ЭПМК выносит решения:
1) об утверждении:
описей дел постоянного хранения, составленных в учреждениях и организациях;
архивных описей, составленных в архивных учреждениях края в ходе описания документов на разных носителях, усовершенствования и переработки описей дел;
перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
перечней особо ценных документов, хранящихся в архивных учреждениях края, описей особо ценных дел, представляемых учреждениями - источниками комплектования;
актов о выделении к уничтожению архивных документов и дел из фондов архивных учреждений, не подлежащих хранению;
2) о согласовании:
сводного списка источников комплектования архивных учреждений, списка источников комплектования архивного учреждения;
актов о необнаружении дел организации, пути розыска которых исчерпаны, подлежащих передаче на постоянное хранение;
актов о неисправимых повреждениях документов организаций.
3.2. В ходе исполнения государственной функции управления по делам архивов "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и положений об архиве организации" ЭПМК выносит решения о согласовании:
- инструкций по делопроизводству,
- номенклатур дел,
- положений об экспертных комиссиях организаций,
- положений об архивах организаций.
3.3. В ходе исполнения государственной функции управления по делам архивов "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, иных нормативно-методических документов" ЭПМК выносит решения:
- об утверждении списка методических пособий, предназначенных к разработке;
- о согласовании проектов методических пособий по основным направлениям архивной деятельности, примерных номенклатур дел.
3.4. В ходе исполнения государственной функции управления по делам архивов "Ведение государственного Реестра уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края" ЭПМК выносит решение о включении уникального документа в Реестр уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края.
3.5. ЭПМК выносит решения о согласовании описей дел по личному составу, личных дел уволенных работников.
3.6. На заседаниях ЭПМК рассматриваются:
3.6.1. Предложения организаций, архивных учреждений по разработке (переработке) методических пособий по основным вопросам архивной деятельности, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.
3.6.2. Вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения.
3.6.3. Спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и архивов организаций, возникших при отборе и подготовке документов Архивного фонда Российской Федерации (в том числе негосударственной его части) к передаче на постоянное хранение.
3.7. На заседаниях ЭПМК заслушиваются:
3.7.1. Информации руководителей и специалистов архивных учреждений о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях, о ходе и качестве их отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение.
3.7.2. Информации о работе ЭПК архивных учреждений, ЭК организаций.
3.8. ЭПМК организует и проводит выездные заседания в городских округах и муниципальных районах края.
4. Права ЭПМК
4.1. ЭПМК предоставляется право:
4.1.1. Давать организациям рекомендации о принятии мер по розыску необнаруженных дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.
4.1.2. Запрашивать предложения и заключения организаций, архивных учреждений по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЭПК архивных учреждений и ЭК организаций по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним.
4.1.3. Требовать от архивных учреждений и организаций соблюдения нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПМК, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.
4.2. Председатель ЭПМК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения.
Председателю ЭПМК предоставляется право приглашать на заседание ЭПМК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК, специалистов управления по делам архивов, архивных учреждений, представителей организаций в качестве экспертов.
4.3. Секретарь ЭПМК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПМК.
5. ЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЭПМК.
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 10 апреля 2013 г. № 26
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК и управление по делам архивов соответственно) осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об управлении по делам архивов и Положением об ЭПМК.
2. Организация работы ЭПМК
2.1. ЭПМК организует свою работу на основе годового плана.
2.2. При разработке плана работы ЭПМК на год учитываются годовой план работы управления по делам архивов, предложения членов ЭПМК, работников краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края".
2.3. Предложения в план работы ЭПМК на предстоящий год предоставляются в срок до 10 декабря текущего года.
2.4. План работы ЭПМК на предстоящий год после предварительного рассмотрения на заседании ЭПМК представляется на утверждение начальнику управления по делам архивов в срок до 28 декабря текущего года.
2.5. Заседания ЭПМК проводятся один раз в месяц.
2.6. При необходимости, в случае поступления предложений от членов ЭПМК может быть проведено внеочередное заседание ЭПМК.
2.7. Выездные заседания ЭПМК проводятся в период осуществления комплексного изучения деятельности архивных учреждений. На них рассматриваются документы, представленные источниками комплектования архивных учреждений.
2.8. Заседание ЭПМК (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
2.9. Рассмотрение вопросов о включении или исключении организаций из списка источников комплектования, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней, положений об архиве, положений об экспертной комиссии, описей дел, актов и других документов, представленных организациями - источниками комплектования, может производиться, в случае необходимости, с участием в заседании ЭПМК руководителя, председателя и (или) секретаря экспертной комиссии организации.
2.10. Работа в составе ЭПМК специалистов архивных учреждений осуществляется на общественных началах и включается в план их работы по месту основной деятельности.
2.11. ЭПМК имеет печать установленного образца, которая проставляется на грифах утверждения, согласования документов.
3. Документирование деятельности ЭПМК
3.1. Перечень вопросов, вносимых в повестку дня и рассматриваемых на заседаниях ЭПМК, определяется председателем и секретарем ЭПМК на основании предложений членов ЭПМК. Решение о включении в повестку дня и рассмотрении дополнительного вопроса принимается большинством участников заседания ЭПМК.
3.2. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем. Протокол заседания ЭПМК фиксирует ход обсуждения вопросов.
Особые мнения членов ЭПМК и приглашенных на заседание ЭПМК лиц отражаются в протоколе заседания ЭПМК или прилагаются к нему.
Протокол печатается в одном экземпляре на бланке управления по делам архивов, подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником управления по делам архивов. Протокол ЭПМК оформляется в течение 10 рабочих дней.
3.3. Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу отдельно (при необходимости) большинством голосов присутствующих членов ЭПМК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК.
3.4. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются как отдельный документ в случаях, когда решение ЭПМК должно быть доведено до сведения организаций, архивных учреждений. Выписки оформляются в течение 10 рабочих дней со дня заседания ЭПМК и направляются адресату с сопроводительным письмом на бланке управления по делам архивов.
3.5. Протоколы ЭПМК и документы к ним формируются в дело "Протоколы заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и документы к ним" по порядку номеров протоколов в пределах года.
Выписки из протоколов ЭПМК формируются в дело "Выписки из протоколов заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края" в пределах года.
4. Порядок учета и прохождения документов,
поступивших на рассмотрение ЭПМК
4.1. Документы представляются архивными учреждениями в управление по делам архивов для рассмотрения на ЭПМК в срок не позднее чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК, в соответствии с графиком заседаний.
Представление документов на рассмотрение ЭПМК осуществляется на бумажном носителе или в электронном виде с использованием системы электронного документооборота, электронной почты.
4.2. Документы, представленные с нарушением срока, указанного в пункте 4.1 настоящего Регламента, рассматриваются на следующем заседании ЭПМК.
4.3. Секретарь ЭПМК не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления документов, передает их председателю ЭПМК для назначения члена ЭПМК, ответственного за проведение экспертизы документов и подготовку вопроса об их согласовании (утверждении) на заседании ЭПМК (далее - ответственный исполнитель).
4.4. Секретарь ЭПМК в течение 2 рабочих дней со дня поступления документов от председателя ЭПМК организует передачу документов ответственным исполнителям на регистрацию и экспертизу.
4.5. Регистрация документов осуществляется ответственным исполнителем в день их поступления от секретаря ЭПМК в электронных регистрационных базах данных "Журнал ЭПМК", "Статистика ЭПМК", "Список источников формирования Архивного фонда Хабаровского края".
4.6. Ответственный исполнитель в течение 7 рабочих дней со дня регистрации документов проводит их экспертизу.
4.7. По результатам экспертизы документов ответственным исполнителем вносится предложение секретарю ЭПМК о включении вопроса в повестку дня ЭПМК.
4.8. Секретарь ЭПМК доводит до членов ЭПМК повестку дня, размещая ее на официальном интернет-сайте управления по делам архивов Правительства края "Архивы Хабаровского края" http://archive.khabkrai.ru, информационном стенде управления по делам архивов, на общем сервере (в папке "ЭПМК на town"); передавая посредством электронной почты и копируя на съемные носители информации.
4.9. Доведение повестки дня до членов ЭПМК осуществляется секретарем ЭПМК в срок не более 3 дней до дня заседания.
5. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПМК
5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПМК определяются, как правило, в тексте самого решения, а в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПМК.
5.2. Контроль исполнения решений ЭПМК осуществляется председателем и секретарем ЭПМК.
5.3. Снятие решения ЭПМК с контроля или продление срока исполнения решения осуществляется непосредственно на заседании ЭПМК и фиксируется в протоколе заседания ЭПМК.
------------------------------------------------------------------